Tecnologia a favor da produtividade

Por Gabriel Roque

Na era da transformação digital, os mais diversos setores nas empresas têm como aparato a tecnologia trabalhando, entre outros aspectos, à favor da produtividade e da satisfação do cliente. A área de gestão de pessoas vem alcançando melhorias e benefícios significativos com a adoção de ferramentas, como os softwares para gestão de equipes, que têm permitido, a partir de dados consistentes, orientar a força de trabalho de acordo com as demandas.


Construir a escala de funcionários pode ter sido tarefa simples no passado e era resolvida facilmente com uma tabela de Excel. Isso, porém, passou a assumir um papel estratégico para as empresas, sobretudo para organizações de grande porte. O uso da tecnologia tornou-se fundamental, pois só assim é possível levar em consideração – de maneira justa e produtiva – importantes variáveis como o perfil dos clientes, recursos disponíveis, preferências do colaborador, legislação trabalhista, acordos sindicais entre outros.

Entendendo a curva de demanda

Existe um fator determinante na distribuição e gestão da força de trabalho chamado curva de demandas. Por exemplo, suponha que o aeroporto de Congonhas e o Aeroporto de Guarulhos tenham, numa mesma manhã, a mesma quantidade de voos decolando, todos com destino domésticos.

 

Em Congonhas os passageiros chegam num intervalo de tempo mais curto, próximo do horário do embarque, já os passageiros de Guarulhos chegam em uma curva mais dispersa, com mais tempo de folga. Essa diferença acontece devido a uma somatória de fatores, como distância do centro da cidade, perfil dos passageiros, dimensão do aeroporto, dentre outros.

 

Portanto para garantir o mesmo nível de serviço o aeroporto de Congonhas precisará de um quantidade de recursos (pessoas e equipamentos) maior do que Guarulhos, mesmo recebendo a mesma quantidade de passageiros num mesmo período. Captar essa Curva de Demanda é muito importante, pois vai permitir conhecer o cliente por hora do dia, e por dia do mês, e determinar quantos profissionais a empresa precisará disponibilizar. Isso é o que chamamos de demanda de trabalho.

De olho nas regras trabalhistas

Outro aspecto que deve ser considerado na construção de escalas são as regras trabalhistas e acordos sindicais. Muitas empresas têm grandes prejuízos nesse sentido, por desrespeitarem as regras trabalhistas por puro desconhecimento.


Empresas que têm grande complexidade operacional – um grande varejista, por exemplo – na qual equipes estão em múltiplas localidades e os colaboradores pertencem a diversas categorias, com acordos sindicais e regras trabalhistas distintas, só possuem uma escala segura com o auxílio de ferramentas ou sistemas muito bem programados para otimizar a gestão da força de trabalho.


E quando fala-se em otimizar, os números vão entre 2% e até 15% de eficiência. Isso reflete diretamente na redução de custo e aumento de capacidade de entrega. Redução de custo porque a empresa emprega apenas a força de trabalho necessária para cada momento e reduz as chances de perdas em caso de litígios trabalhistas. E o aumento da capacidade de entrega se dá porque a companhia está mais preparada para atender a alta demanda quando ela acontecer.

Respeitar as preferências dos colaboradores para uma equipe mais integrada

Por mais que a distribuição dos funcionários por escalas seja uma decisão da companhia, é muito importante respeitar as preferências de cada um, o que garantirá uma equipe mais integrada ao propósito do negócio. Os sistemas tecnológicos para gestão de força de trabalho têm a capacidade de avaliar individualmente as solicitações – se o colaborador terá um compromisso e gostaria de ter uma folga em determinado dia da semana.

 

A princípio, todas as demandas dos funcionários serão recebidas (solicitação de folga, férias etc). Esses fatores são conjugados às regras trabalhistas, às limitações sindicais, à demanda comercial, ao que a empresa terá de operação no período solicitado, à demanda e ao tipo de cliente atendido – quais são as curvas de demanda de clientes naquela localidade. A união de todos esses itens resultará na escala. A companhia terá um panorama de cada pessoa que vai trabalhar em cada dia, a partir de toda essa complexidade de inputs.

Alguns benefícios de gerir a força de trabalho com o suporte da tecnologia:

Considerando a grande complexidade para gerenciar a força de trabalho em uma empresa, que envolve conhecer a curva de demanda, atender às regras trabalhistas e respeitar as preferências dos funcionários, o suporte da tecnologia possibilita:

 

Gestão operacional: uma estratégia para produtividade do negócio

Por Gabriel Roque

O gerenciamento da operação tem papel fundamental na produtividade das empresas. Hoje, diante de tantas variáveis para otimizar recursos e desenvolver estratégias precisas, sobretudo em empresas de médio e grande porte, se faz necessário o uso de ferramentas tecnológicas, como por exemplo, os softwares de gestão operacional.

Quando se fala em ferramenta para gestão operacional, há que se pensar que existem dois grandes focos: equipes e infraestrutura. Independentemente da natureza do negócio – seja fábrica, hospital, varejo, aeroporto, etc –, para atender os seus clientes são necessárias pessoas (equipe de limpeza, segurança, reposição de produtos, caixa) e equipamentos.

 

Por exemplo, se o número de clientes de um determinado supermercado começa a crescer significativamente e não há um número de caixas suficiente para atender essa demanda, isso gerará um problema de filas e, consequentemente, desconforto para os clientes.

Otimizando a operação

A área comercial, focada em angariar mais clientes, acaba ficando distante do universo operacional. Softwares de gestão operacional conectam, a priori, esses dois mundos a fim de otimizar a operação e promover uma experiência de compra de qualidade para o cliente.

 

Por exemplo, se a área comercial de uma rede de supermercados projeta uma grande promoção, e não há uma estratégia operacional, muito provavelmente acontecerá algum tipo de ruptura operacional, já que naquela data será necessária uma gestão diferenciada dos recursos disponíveis.


As ferramentas de gestão operacional permitem um aumento significativo de eficiência, além de garantir uma melhoria no nível de serviço, mas para elas funcionarem da forma efetiva, é preciso que a empresa defina seu modelo de operação e que este modelo esteja de acordo com o público que se deseja atingir.

 

Aqui trago mais um exemplo: um serviço premium, no qual o cliente espera ter pouquíssimo tempo de espera, é diferente de um serviço de baixo custo, no qual o cliente até aceita aguardar mais tempo para ser atendido em troca de um custo reduzido. Só uma programação personalizada pode adequar os parâmetros da ferramenta para as reais demandas da empresa.


Assim, o uso de softwares no processo de gestão operacional possibilita uma visão do direcionamento que determinada empresa deverá adotar para convergir a estratégia comercial ao aparato operacional que será necessário para implementá-la.

 

Flexibilização da CLT e os sistemas de Workforce Management

Por Gabriel Roque

Nos artigos anteriores propusemos uma discussão sobre o quão importante é para a produtividade das empresas adotar um sistema tecnológico para a gestão da força de trabalho.


Entre outros aspectos, melhora significativamente a satisfação dos colaboradores, permite uma redução de custos e aumenta a satisfação dos clientes. Quero encerrar este tema falando sobre outros três aspectos.

Adaptações no meio do percurso

O sistema de gestão da força de trabalho (Workforce Management) organiza uma infinidade de dados a partir das necessidade e peculiaridades de cada colaborador, das demandas das empresas e da lei, mas constantemente é necessário se fazer adaptações, porque as necessidades mudam, a operação é um processo dinâmico.


Caso algum colaborador fique doente ou aconteça uma grande flutuação imprevista na demanda é possível atualizarmos o planejamento que foi construído anteriormente, ainda buscando maior eficiência em custos e levando em consideração as necessidades individuais. O sistema aponta então quais as melhores opções de contingência, sempre respeitando as leis e acordos sindicais.


No final das contas, o importante é garantir que a decisão final seja tomada conhecendo os impactos em eficiência, nível de serviço e custo. Embora o sistema apresente soluções ideais, ele é (e deve ser sempre!) comandado por pessoas. 

Entendendo a curva de demanda

Atualmente a CLT estabelece a jornada normal de trabalho de oito horas diárias, 44 semanais e 220 mensais, com a possibilidade de até duas horas extras por dia. A flexibilização da legislação possibilita maior flexibilidade para compensação das horas extras do banco de horas, extensão da jornada diária para até 12 horas (turnos 12×36) e implementação do contrato de trabalho intermitente.


Nesse contexto, a necessidade de otimizar torna-se ainda maior, bem como a capacidade para fazê-lo. Hoje, se uma empresa de grande porte trabalha sem o suporte de um sistema para gestão da força de trabalho, dificilmente conseguirá operar de maneira eficiente.


Se, antes das novas regras, a organização já não tinha uma boa capacidade para se planejar, será ainda mais difícil neste momento de flexibilização. Além disso, as empresas precisarão conhecer melhor a sua operação e se comunicar melhor com cada colaborador.

Atuação da Portia

De modo geral as empresas costumam buscar por soluções de gestão de força de trabalho quando estão com uma grande ineficiência operacional, normalmente acompanhada de elevado passivo trabalhista.

A Portia, em parceria com empresas especializadas em sistemas de
WFM se propõe a oferecer um serviço de apoio completo na jornada de gestão da força de trabalho.


Existem duas macro-estratégias que podem ser adotadas: aquisição e operacionalização de software ou contratação do planejamento como um serviço.

 

No caso de aquisição, orientamos quanto a melhor combinação de software e hardware, auxiliamos na parametrização dos sistemas e na criação das rotinas de governança. Na modalidade de serviços, removemos a necessidade de investimento inicial, parametrização e operamos o sistema, acelerando a curva de captura de eficiência.


Nessa modalidade assumimos toda a responsabilidade tanto no quesito de software quanto de hardware. Também suportamos a tomada de decisões estratégicas como dimensionamento de equipes e equipamentos, criação de novos turnos, alteração de contratos de trabalho full-time, part-time e intermitente, entre outras.


Tudo é feito a partir de uma análise cuidadosa. Simplificamos essa complexidade de forma a garantir sustentabilidade e vantagem competitiva no longo prazo.

 

Entre em contato

Av. Queiroz Filho 1700, sala 201 Torre A

São Paulo - SP - Brasil

Tel: (11) 3456-7890